自分の考えを相手に上手に伝えるのは、
意外と難しいですよね。
自分が意図しているのとは違う解釈をされてしまったり、説得力が薄くて自分の意見が通らなかったりというのは、仕事だけでなく色んな場面でよくあることだと思います。
今日は、自分の言いたいことが一発で相手に伝わる、説得力のある伝え方のコツについて書いていきます。
PREP法という伝え方の話法
「5W1H」は非常に有名なフレームワークなので聞いたことがあるかと思いますが、「PREP法」という説得力のある話し方ができる有効な話法があります。
以下で、その話法について紹介していきます。
PREP法とは？
プレゼンやビジネス文書において、説得力を高めるために効果的な文章構成方法です。
以下、それぞれの頭文字を取ったものです。
「P」＝ Point (結論)
「R」＝ Reason (理由)
「E」＝ Example (事例)
「P」＝ Point (結論)
「結論から話し、その理由と事例をはさんで、結論で終わる。」
これが、PREP法の型です。
実にシンプルです。
以下、詳しく書いていきます。
P ＝ Point (結論)
伝えたいことや提案したいことを最初に持っていきます。
例文:
あなた→「課長、一点ご相談があるのですが」
課長→「いいよ、どんな？」
あなた→「ありがとうございます」
※以下からがPREP法です。
P(結論)→「実は、2人1組で仕事をする″ペア制度″を検討してはどうかと考えています。」
R ＝ Reason (理由)
伝えたいことを結論から言った後に、その理由を話します。
R(理由)→「というのも、1人が休んでしまうと他の人が対応できず、仕事が滞ってしまうことが頻繁に起きているからです。」
E ＝ Example (事例)
理由の具体例を詳しく説明します。
「先日もこんなことがありました。〇〇さんが風邪で休んだ日に、〇〇不動産から依頼があったのですが、誰も対応することができず先方に迷惑をかけてしまいました。調べてみると、この件だけではなく同様のことが月に2、3回起こっているようです。」
P ＝ Point (結論)
最後にまた、今回伝えたいことを話します。
「これでは、弊社の信頼は落ちていく一方で、私たちが掲げる″顧客第一主義″が守れなくなってしまいます。そこで、メインの担当のほかにサブの担当をもう1人付けて、2人体制でお客さまに対応する″ペア制度″を考えてみました。これなら、コストも手間もかけずに顧客満足度と効率を上げることができます。」
ほんの一例ですが、このような流れがPREP法を使った伝え方です。
PREP法を使うときのポイント
PREP法を使って説明するときは、次の3点を整理しましょう。
伝えたいことを「ひと言」で言うなら？
その根拠を「ひと言」で言うなら？
具体的には何をする？(どんな効果が得られる？)
この3つを整理した上で、
結論→理由→事例→結論という流れで話してみてください。
それぞれの内容に矛盾や根拠が伴っていれば、必ず理解が得られ、建設的な話し合いができること間違いないです。
まずは一度、試してみてください。