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気の利いたメールは「件名」から違う!【返信率が上がるビジネスメールの書き方】

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AIなどテクノロジーが進化し続ける今でも、

ビジネスパーソンにとってメールは、

必要不可欠のツールとなっています。

 

私自身、日々メールと向き合う中で

もっと効率良く処理できないものか、

いかに上手く相手に伝えたいことを伝えるか頭を悩ませます。

 

そんな中でも、

「この人のメールはシンプルで分かりやすい」

「見る人の気持ちを考えられてる文面だな」

「この内容ならすぐに返信しよう」

 

と思わせられるメールもあります。

 

そういったメールには、

受け取った相手の気持ちに立った配慮が

できた書き方のテクニックが散りばめられているのです。

 

この記事では、

気の利いたメールや、返信率の高いメールが書けるようになるための

方法を紹介したいと思います。

 

が、その前に・・

1日にどれくらいメールを受信している?

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会が

発表している、「ビジネスメール実態調査2017」によると、

 

ビジネスメール1日の平均受信数は、

約39通だそうです。

 

さらに、役職が上がるにつれ

この件数が上がっていく傾向にあるとの調査結果でした。

かなりリアルな数字ではないでしょうか。

 

企業の社長クラスにもなると、

1日に100件以上受信する人もいると

聞いたことがありますが、

それくらいビジネスパーソンはメールを受け取っていますね。

 

一方で、

 

会社でビジネスメールの社員研修が

「ある」(10.31%)人は1割で、

9割の人が研修を受けていないことが分かりました。

 

日頃から接しているものなのに、

スキル向上は完全に個々人に任されている状況です。

 

こんな経験ありませんか?

 

  • 送ったメールに対して、レスがもらえない
  • メールを見落とされてしまう
  • 内容を理解してもらえずやりとりが増える

 

これは、相手への配慮が欠けたメールに

なっていることが大きな要因です。

 

反対に、しっかり相手の立場に立った書き方ができれば、

 

・返信を早くしてもらえる

・一回で理解してもらえて、ラリーの回数が減る

 

→結果仕事が速くなる

 

ということが実現できると思います。

その方法を、紹介します。

 

要件が分かる件名を書く

件名は超重要です。

 

件名:○○株式会社の○○です。

 

こんな件名を書いている人は、

すぐに辞めましょう。

なぜなら、本文を見ないと要件が分からないからです。

前述した通り、1日に沢山のメールが

来る中で、一つ一つ本文を見てたら、

それだけで1日が終わってしまいます。

 

送る相手の役職が上がれば上がるほど、
この傾向が強まりますが、
件名で読むべきか否かを判断するので、

一発で要件が分かることが重要です。

 

件名:【ご対応依頼/2月19日〆】申込書の記入

 

こうすれば、

要件が一発で判断できるので、

大事なメールと認識してもらえるはずです。

 

枕詞を使う

 

「○○をお願いいたします。」

 

と書いてあるのと、

 

お忙しいところ大変お手数おかけしますが、

○○をお願いいたします。」

ご面倒をおかけしますが、

○○を何卒よろしくお願いいたします。」

 

こういった配慮の枕詞があると、

見た目の印象がまるで変わるので

とても有効です。

 

これだけで、あなたのメールへの返信スピードと

相手に与える印象がガラリと変わります。

 

ぜひ使ってみてください。

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ミニナル。